第一章 总则

第一条  为进一步完善公司的档案管理体系，不断提高公司档案管理公司效率与水平，现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》结合公司实际制定本办法。

第二条 公司档案管理基本原则

（一）安全原则

保证档案资料原件的安全性、完整性，防止其遗失、毁损，对涉密文件要严防泄密。

（二）高效原则

保证档案资料整齐有序、分类合理，充分利用档案管理信息系统，不断提高借调的效率，满足公司日常经营使用的需求。

第二章 组织机构与职责

   第三条 公司综合事务部为公司档案管理工作的主要职能部门，负责对公司各类档案进行整体掌控和宏观管理，并设一名档案管理专员，统筹负责档案管理具体事宜。

   第四条 公司其他职能部门负责对本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并定期移交公司综合事务部进行归档保管。

   第五条 各子公司须按其自身要求，组织本单位各类档案的收集、整理、保管、调取等工作。

第三章 归档流程

第六条 收集整理。各档案材料形成部门应按业务范围指定专人做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，在每年6月30日之前将上一年度本部门的各类档案资料进行收集、整理、编号入盒，并编制目录及移交清册，而后移交至综合事务部。

第七条 档案审核。综合事务部对移交的档案进行审核，确认各部门整理的档案资料是否达到归档入档案室的条件，并将不合格的档案资料回退给相应部门并要求其重新整理。

第八条 档案归档。综合事务部对新移交的档案进行编号并加盖统一的建档章，归入相应类别的档案架中，并在系统中添加相应目录；对需要进行电子化处理的纸质档案，则要在扫描相应文件之后，将图片信息上传到公司档案管理系统中。

第九条 归档原则

（一）归档范围

凡记述反映公司各种重大活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文档均属归档范围，结合公司工作重点和各部门职能，公司档案主要设置六大类别，档案总类为DA：

1.人事管理类档案，大写代字RS；

主要包括公司全体员工的人资资料，从员工入职开始的招聘材料、考核材料、转正材料、人事合同、任命材料、岗位调整及晋升材料、培训材料、奖惩材料等与员工工作息息相关的资料。

立卷编号模式为：总类代字+大类代字+姓名+目录顺序号

如：DA——总类

    RS——大类

    XX——员工姓名

    1——目录顺序号

2.资信权证类档案，大写代字QZ；

主要包括公司拥有的实物资产（房产、土地等）、无形资产（资质证书、评级证书、资信证书及其他荣誉证书等）全部原件。立卷编号模式为：总类代字+大类代字+档案类别+项目名称+目录顺序号

如：DA——总类

    QZ——大类

    资产权证——档案类别

    蓝鲸湾——项目名称

    1——目录顺序号

3.财务管理类档案，大写代字CW；

主要包括财务管理的现金账、日记账、成本核算账等，按年度归档。（由财务分类）

4.工程管理类档案，大写代字GC；

主要包括公司投资项目的图纸资料、重要会议材料、项目生产资料等。立卷编号模式为：总类代字+大类代字+项目名称+目录顺序号

如：DA——总类

    GC——大类

    蓝鲸湾——项目名称

    1——目录顺序号

5.业务合同类档案，大写代字HT；

主要包括公司日常工作中所形成的各类土地出让合同、业务合作合同、资产出售出租合同及其它重要合作协议等文件，合同类文件归档时应包括公司内部审批表和盖章后的正式合同。融资类的相关合同、下款手续、批件、来往函件等，并入业务合同类，单独组卷。立卷编号模式为：总类代字+大类代字+年份+目录顺序号

如：DA——总类

    HT——大类

    2011——年份

    1——目录顺序号

6.行政管理类档案，大写代字XZ；

主要包括公司日常工作中的用印资料、收发文文件资料、各部门及公司半年和全年工作总结、公司各类会议记录等。立卷编号模式为：总类代字+大类代字+年份+档案类别+目录顺序号

如：DA——总类

    XZ——大类

    2011——年份

    业务长期——档案类别

    1——目录顺序号

（二）建档章

公司档案资料每一份都需要按照统一格式加盖建档章，建档章的形式如下：

总类+大类：主要填写该资料总类代字及大类代字，如行政管理类资料，填写DAXZ。

年份：填写该档案所属的年份。

编号：填写该档案的档案编号。

细类：填写该档案详细分类代字，比如售房合同，填写SFHT。

保存期限：填写该档案的保存期限，我司档案均为永久保存，填写Y。

页数：填写该份档案的页数。

第十条 归档要求

（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料逻辑顺序，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

（三）文件材料归档后原则上不得更改。

（四）非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。

（五）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（六）综合事务部接收时应全面检查归档文件材料的质量。

（七）交接双方应认真核对移交清册，并明确移交责任，建档人、进档人、审核人均要履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

（八）案卷封皮应逐项按规定填写清楚，确切反映卷内文件资料内容，体式一致、文字简练，使用简称应通用易懂，手写字迹要工整、清晰。

（九）各业务部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本部门的工作计划中，使档案管理工作与其相关的各项业务活动同步进行。

第四章 档案的保管、利用

第十一条 档案的保管

（一）档案的保管应做到既便于利用，又便于保守国家和企业秘密。

  （二）公司应设置专门的库房，配备相应数量的档案装具，购置必要的用品，库房和装具应有一定的余地，以满足档案数量增长的需求。

（三）档案管理应由专人管理，档案人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手续后，方可离岗。

第十二条 档案的利用

（一）档案的借阅

1.档案的借阅是指借阅人因业务需要，对公司档案进行借阅后在规定时间内归还的行为。

     2.档案的借阅需要填写《宜居公司档案借阅登记表》，如实填写调档名称、调阅方式及用途、借阅时间及返还时间，并完善调阅人部门负责人、调阅人分管领导、监交归档人签字的签字手续方可借阅。

3.为保证公司档案资料安全，公司档案的借阅仅限于公司内部人员，外部人员需要借阅的，要由公司内部人员带领并填写《宜居公司档案借阅登记表》。

     4.档案调阅原则上当日借出、当日归还，如遇特殊情况，要在《宜居公司档案借阅登记表》中注明拟归还时间，对于逾期不还的情况，综合事务部要对相关责任人进行催缴，如仍拒不归还，应及时向公司分管及主要领导汇报，并对相关责任人，根据逾期归还的天数，按照100元/天的标准处罚金。

     5.档案管理人员应当在将借阅档案重新放回档案室之前审核外借档案的完整性，如遇到文件涂改缺失的情况，应记录缺失情况，应及时向公司分管及主要领导汇报，并对相关责任人，根据损坏或缺失资料件数，按照200元/件的标准处罚金。

     6.以上需要处罚金的情况，由档案管理人员填写《员工档案管理处罚情况明细表》，在履行审批流程后，作为扣款依据。

（二）档案的外调

1.档案的外调是指因公司业务需求，相关档案需调离公司档案室并不再归还的行为。主要为因资产产权变动导致的相关权证资料的转移等资料。

     2.档案的外调需要填写《资料外调审批表》，履行审批手续后方可外调。

     3.档案的外调应高度谨慎、严格审核，对于确实需要外调的档案要在档案管理系统中留存扫描件，并备注调离情况，明确档案调离去向。

    第十三条 档案的信息化管理

为了进一步提高公司档案管理能力和水平，提高档案管理效率，公司将逐步采用信息化手段进行档案管理，通过档案管理系统对公司档案进行电子化归档，实现查询、筛选等功能，档案信息化管理由综合事务部负责实施。

第五章  档案的保密管理

    第十四条 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定，在档案管理工作的各个环节，做好档案材料的保密工作，严防档案失、泄密事件的发生。

（一）档案室保密管理

1.档案管理专员应妥善保管档案室钥匙，不允许外借他人，同时设立AB岗，以满足公司档案管理需求。

   2.档案室只允许库房管理人员进入，非库房管理人员原则上不允许进入库房，如因工作需要进入的，必须由档案管理人员陪同。

   3.对档案要严格管理，不得私自对档案内容进行摘抄、拍照、翻印、复制或对外泄露，如有拍照、复印的需求，则需要在《宜居公司档案借阅登记表》“使用用途、调阅方式”一栏中详细填写借阅的用途及方式。

（二）档案管理系统保密管理

1.为保证档案信息安全，公司档案理系统仅能安装在一台断网的电脑中，严禁档案管理系统连接互联网。

2.档案管理系统由档案管理人员负责操作、维护，并妥善保存管理账号、密码，不透露给他人。

第六章  附则

第十五条 本办法由综合事务部负责解释，自印发之日起执行。